EQS-HV: Koenig & Bauer AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 04.06.2025 in Würzburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Lageberichts für die Koenig & Bauer AG und die Koenig & Bauer-Unternehmensgruppe zum 31. Dezember 2024, des nichtfinanziellen Konzernberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands der Koenig & Bauer AG für das Geschäftsjahr 2024

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Koenig & Bauer AG für das Geschäftsjahr 2024

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2025 sowie vorsorgliche Wahl des Prüfers für den Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2025

Wahlen zum Aufsichtsrat

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2024

Beschlussfassung über die Bestätigung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder (Abschnitt V, Ziffer 13 der Satzung der Koenig & Bauer AG)

Beschlussfassung über eine neue Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen und entsprechende Satzungsänderung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Lageberichts für die Koenig & Bauer AG und die Koenig & Bauer-Unternehmensgruppe zum 31. Dezember 2024, des nichtfinanziellen Konzernberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024

Die genannten Unterlagen enthalten auch den erläuternden Bericht zu den Angaben nach § 289a Abs. 1 HGB sowie nach § 315a Abs. 1 HGB. Die Dokumente sind vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

veröffentlicht und abrufbar. Sie werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Ferner werden sie den Aktionär:innen auf Anfrage per Post zugesandt. Die Abschlüsse und Berichte werden auch in der Hauptversammlung erläutert. Auf der genannten Internetseite finden sich auch die Erklärung zur Unternehmensführung mit der Berichterstattung zur Corporate Governance und der Vergütungsbericht für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024.

Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung am 20. März 2025 den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt, der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Er hat in derselben Sitzung ferner den Konzernabschluss gebilligt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Punkt der Tagesordnung daher keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vorgesehen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands der Koenig & Bauer AG für das Geschäftsjahr 2024

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Koenig & Bauer AG für das Geschäftsjahr 2024

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie vorsorgliche Wahl des Prüfers für den Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2025

Gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

Sowohl die Empfehlung des Prüfungsausschusses als auch der Vorschlag des Aufsichtsrats sind frei von einer ungebührlichen Einflussnahme Dritter. Auch wurden dem Prüfungsausschuss sowie dem Aufsichtsrat keine Beschränkungen im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers oder einer bestimmten Prüfungsgesellschaft (Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung) auferlegt.

Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags eine Erklärung der PricewaterhouseCoopers GmbH, Frankfurt am Main, Niederlassung Nürnberg, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Mit Ablauf der Hauptversammlung am 4. Juni 2025 endet die Amtszeit von Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza als Vertreterin der Anteilseigner:innen. Frau Professor Lanza hat erklärt, dass sie für eine Wiederwahl nicht zur Verfügung stehen wird. Daher ist ein neues Mitglied auf der Seite der Vertreter der Anteilseigner durch die Hauptversammlung in den Aufsichtsrat zu wählen. Als Nachfolgerin von Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza soll Frau Karoline Kalb zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagen werden.

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG besteht nach §§ 96 Abs. 1, Abs. 2 und 101 Abs. 1 AktG i.V.m. § 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 MitbestG sowie Abschnitt V, Ziffer 9.1 der Satzung der Koenig & Bauer AG aus zwölf Mitgliedern und setzt sich aus je sechs Aufsichtsratsmitgliedern der Anteilseigner:innen und Arbeitnehmervertreter:innen sowie zu jeweils mindestens 30 Prozent aus Frauen und Männern zusammen.

Die Mindestquote ist im Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG für beide Seiten, sowohl für die Seite der Anteilseigner:innen als auch auf der Seite der Arbeitnehmervertreter:innen, jeweils getrennt zu erfüllen, da der Gesamterfüllung widersprochen wurde. Es müssen daher sowohl auf der Seite der Anteilseigner:innen als auch auf der Seite der Arbeitnehmervertreter:innen mindestens zwei Sitze von Frauen und mindestens zwei Sitze von Männern besetzt sein. Vertreterinnen im Aufsichtsrat sind Frau Dagmar Rehm und Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza auf der Seite der Anteilseigner:innen sowie Frau Julia Cuntz, Frau Simone Walter und Frau Sabine Witte-Herdering auf der Seite der Arbeitnehmervertreter:innen. Die übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats sind Männer. Mit der Wahl von Frau Karoline Kalb als Vertreterin der Anteilseigner:innen wäre das Mindestgebot nach dem Ausscheiden von Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza auf Seiten der Anteilseigner:innen auch weiterhin erfüllt.

Auf Vorschlag des Nominierungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat daher vor, mit Wirkung ab der Beendigung der Hauptversammlung am 4. Juni 2025

Frau Karoline Kalb,
Rechtsanwältin und selbstständige Unternehmensberaterin,
wohnhaft in Augsburg

für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über ihre Entlastung für das Geschäftsjahr 2028 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen.

Dies entspricht einer Amtszeit von vier Jahren.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen keine für die Wahlentscheidung der Aktionär:innen maßgebenden persönlichen und geschäftlichen Beziehungen zwischen Frau Karoline Kalb einerseits und der Koenig & Bauer AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der Koenig & Bauer AG oder einem direkt oder indirekt mit mehr als 10% der stimmberechtigten Aktien an der Koenig & Bauer AG beteiligten Aktionär andererseits. Der Aufsichtsrat hat sich versichert, dass Frau Kalb für die Ausübung des Mandats ausreichend Zeit aufbringen kann.

Der Wahlvorschlag berücksichtigt das vom Aufsichtsrat beschlossene Diversitätskonzept einschließlich der Ziele für seine Zusammensetzung und das Kompetenzprofil für das gesamte Gremium.

Der Lebenslauf und das Kompetenzprofil von Frau Karoline Kalb nebst den Angaben gemäß § 125 Abs.1 Satz 5 AktG zu ihren Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und zu ihren Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen sind dieser Einberufung unter Abschnitt III - Berichte, Anlagen und weitere Informationen zu den Tagesordnungspunkten beigefügt. Diese Angaben können auch unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

abgerufen werden.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2024

Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG einen Bericht über die im Geschäftsjahr 2024 den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährte und geschuldete Vergütung erstellt, welcher der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billigung vorgelegt wird.

Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG vom Abschlussprüfer dahingehend geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus erfolgte auch eine inhaltliche Prüfung durch den Abschlussprüfer. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Der von Vorstand und Aufsichtsrat erstellte Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 wird gebilligt.”

Der Vergütungsbericht nebst Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers ist von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

zugänglich und wird auch während der Hauptversammlung dort zugänglich sein.

Das dem Vergütungsbericht zugrunde liegende Vergütungssystem kann auf der Website der Koenig & Bauer AG im Bereich Investor Relations unter dem Punkt “Corporate Governance - Vergütung” abgerufen werden.

Beschlussfassung über die Bestätigung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder (Abschnitt V, Ziffer 13 der Satzung der Koenig & Bauer AG)

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist in Abschnitt V, Ziffer 13 der Satzung der Koenig & Bauer AG geregelt. Die derzeitige Regelung zur Vergütung des Aufsichtsrats gilt seit 1. Januar 2022 und wurde in der Hauptversammlung am 21. Mai 2021 mit einer Mehrheit von 99,95 % des vertretenen Grundkapitals gebilligt. Bei börsennotierten Gesellschaften ist gemäß § 113 Abs. 3 AktG mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Ein die Vergütung bestätigender Beschluss ist zulässig.

Demnach bedarf es einer erneuten Beschlussfassung durch die Hauptversammlung am 4. Juni 2025.

Der Aufsichtsrat hat die derzeit geltende Vergütung sowie das zugrunde liegende System zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder überprüft. Die gewonnenen Erkenntnisse hat der Aufsichtsrat mit dem Vorstand geteilt, da gemäß § 124 Abs. 3 Satz 1 AktG Vorstand und Aufsichtsrat verpflichtet sind, der Hauptversammlung einen Beschlussvorschlag zu unterbreiten. Die Überprüfung hat keinen Änderungsbedarf ergeben; das geltende System entspricht den marktüblichen Standards und den gesetzlichen Vorgaben.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:

“Das von der Hauptversammlung am 11. Mai 2021 gebilligte System zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats und die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats, wie in Ziffer 13 der Satzung der Koenig & Bauer AG geregelt, werden bestätigt.”

Die Satzung der Koenig & Bauer AG sowie eine Beschreibung des bestehenden Vergütungssystems sind von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

zugänglich und können dort auch während der Hauptversammlung eingesehen werden.

Beschlussfassung über eine neue Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen und entsprechende Satzungsänderung

Die Hauptversammlung am 16. Juni 2023 hat den Vorstand der Koenig & Bauer AG durch eine entsprechende Satzungsänderung ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Diese Ermächtigung in Abschnitt VI, Ziffer 14.11 der Satzung der Koenig & Bauer AG wurde am 3. Juli 2023 in das Handelsregister des Amtsgerichts Würzburg eingetragen und gilt für Hauptversammlungen, die in einem Zeitraum von zwei Jahren nach der entsprechenden Eintragung im Handelsregister abgehalten werden. Sie läuft daher am 3. Juli 2025 aus.

Vorstand und Aufsichtsrat präferieren grundsätzlich die Durchführung der Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung. So wurde die Hauptversammlung am 26. Juni 2024 als Präsenzversammlung abgehalten und auch die diesjährige Hauptversammlung am 4. Juni 2025 wird in Präsenz stattfinden.

Vorstand und Aufsichtsrat sind jedoch der Auffassung, dass es der Gesellschaft auch zukünftig möglich sein sollte, Hauptversammlungen auch in virtueller Form abzuhalten, insbesondere, da das virtuelle Format vom Gesetzgeber als eine gleichwertige Alternative zu einer physischen Versammlung angesehen wird. Zugleich ist es dem Vorstand durch die Ermächtigung möglich, flexibel über das Format zukünftiger Hauptversammlungen entscheiden und dabei auch auf unvorhergesehene Ereignisse und rechtliche Beschränkungen flexibel reagieren zu können.

Es soll daher eine neue Ermächtigung des Vorstands beschlossen und Abschnitt VI, Ziffer 14.11 der Satzung der Koenig & Bauer AG neu gefasst werden. Die neue Ermächtigung soll zeitlich für Hauptversammlungen beschränkt sein, die bis zum 31. Juli 2027 stattfinden, so dass unter dieser Ermächtigung bis zu zwei ordentliche Hauptversammlungen als virtuelle Hauptversammlungen durchgeführt werden können. Die gesetzlich zulässige Höchstfrist von fünf Jahren wird nicht ausgeschöpft.

Bei seiner Entscheidung über das Format zukünftiger Hauptversammlungen wird der Vorstand den Aufsichtsrat mit einbeziehen und jeweils die Umstände des Einzelfalls und die Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionär:innen berücksichtigen. Hierbei wird er insbesondere auch weiterhin auf die Wahrung der Aktionärsrechte achten. In diesem Zusammenhang sieht der Vorstand die direkte Kommunikation in der virtuellen Hauptversammlung ausdrücklich als präferiertes Format an, um Fragen der Aktionär:innen zu beantworten. Des Weiteren wird er Aufwand, Kosten, Erwägungen zur Nachhaltigkeit sowie Aspekte des Gesundheitsschutzes der Beteiligten in Betracht ziehen. Auch die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft sowie die anstehende Tagesordnung können bei der Entscheidung über das Format der Hauptversammlung berücksichtigt werden.

Die bestehende Satzungsermächtigung soll auch dahingehend geändert werden, dass es neben der pflichtgemäßen Entscheidung des Vorstands auch der Zustimmung durch den Aufsichtsrat bedarf, um die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Abschnitt V, Ziffer 14.11 der Satzung der Koenig & Bauer AG wird aufgehoben und wie folgt neu gefasst:

“Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung).

Die Ermächtigung des Vorstands gilt bis zum 31. Juli 2027.”

Mitglied des Verwaltungsrats der Max Automation SE, Düsseldorf

keine

Anzahl der Aktien und Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Koenig & Bauer AG 42.964.435,80 €, aufgeteilt in 16.524.783 Stückaktien. Jede Stückaktie ist stimmberechtigt und gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stückaktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung beträgt daher jeweils 16.524.783. Zum Zeitpunkt der Einberufung hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß Abschnitt VI, Ziffer 14.2 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionär:innen - persönlich oder durch eine:n Bevollmächtigte:n - berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft angemeldet und ihre Berechtigung durch einen Nachweis des Anteilsbesitzes gegenüber der Gesellschaft nachgewiesen haben.

Aktionär:innen, die an der Hauptversammlung teilnehmen und ihr Stimmrecht ausüben möchten, müssen sich daher unter der nachfolgend genannten Adresse

Koenig & Bauer AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

bis spätestens 28. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.

Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein und muss sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung - also auf den 13. Mai 2025, 24.00 Uhr (MESZ), (nachfolgend „Nachweisstichtag“) - beziehen.

In der Regel übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kund:innen, nachdem die Kund: innen einen Auftrag zur Anmeldung zur Hauptversammlung erteilt haben. Die Aktionär:innen werden daher gebeten, sich rechtzeitig an ihr depotführendes Institut zu wenden, um ihre Anmeldung zur Hauptversammlung zu veranlassen.

Nach Eingang der Anmeldung mit beigefügtem Nachweis des Anteilsbesitzes erhalten Aktionär:innen Eintrittskarten für die Hauptversammlung von der Anmeldestelle.

Hinweis für Intermediäre:

Alternativ können die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes über Intermediäre gemäß § 67c Abs.1 und 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 über die folgende Swift-Adresse bis spätestens 28. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), an die Gesellschaft übermittelt werden:

Swift: CMDHDEMMXXX
Instruktionen gemäß ISO 20022;
Autorisierung über SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich.

InvestorPortal

Die Gesellschaft stellt unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

ein Online-Portal für die Hauptversammlung bereit („InvestorPortal”). Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Aktionär:innen oder ihre Bevollmächtigten Eintrittskarten mit Zugangsdaten.

Mit diesen Zugangsdaten können sich die Aktionär:innen oder deren Bevollmächtigte im InvestorPortal anmelden und nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen bestimmte Aktionärsrechte ausüben, insbesondere ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft ausüben.

Die Ausübung von Aktionärsrechten auf anderem Wege - wie nachstehend ebenfalls beschrieben - bleibt hiervon unberührt. Das InvestorPortal wird voraussichtlich ab dem 13. Mai 2025 zur Verfügung stehen.

Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Die einleitenden Ausführungen, die Rede des Aufsichtsratsvorsitzenden und der Bericht des Vorstands werden am 4. Juni 2025 ab 11:00 Uhr (MESZ) live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

übertragen. Angemeldete Aktionär:innen, die nicht teilnehmen können, können die Hauptversammlung bis zum Ende der Generaldebatte im InvestorPortal verfolgen.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts und Vertretung durch Dritte

Zur Ausübung ihres Stimmrechts stehen den Aktionär:innen neben der Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Diese werden nachstehend beschrieben. Bitte beachten Sie, dass die Voraussetzung für alle Möglichkeiten die form- und fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den Bestimmungen der Ziffer 2 dieses Abschnitts IV ist.

Aktionär:innen, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihre Stimmen auch per Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte InvestorPortal

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

abgeben.

Die elektronische Briefwahl über das InvestorPortal ist bis zum 3. Juni 2025, 18:00 Uhr (MESZ), möglich. Die Zugangsdaten zum InvestorPortal werden angemeldeten Aktionär:innen mit der Eintrittskarte übersandt.

Bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater:innen und andere in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen sowie sonstige von Aktionär:innen Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter:innen) können sich nach Maßgabe der vorgenannten Regelungen ebenfalls der Möglichkeit der Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation über das InvestorPortal bedienen.

Möchte ein:e Aktionär:in trotz bereits erfolgter Stimmabgabe im Wege der Briefwahl persönlich oder durch einen Bevollmächtigten an der Hauptversammlung teilnehmen, so ist dies möglich, gilt aber als Widerruf im Wege der elektronischen Briefwahl erfolgten Stimmabgabe.

Die Gesellschaft bietet Aktionär:innen wieder die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter:innen ausüben zu lassen. Die Gesellschaft hat Herrn Bernd Borchardt und Frau Kathrin Schlosser-Wellner - beide Legal Counsels bei der Koenig & Bauer AG - mit dem Recht zur Unterbevollmächtigung als Stimmrechtsvertreter:Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft benannt. Soweit Aktionär:innen Herrn Borchardt und/oder Frau Schlosser-Wellner bevollmächtigen, müssen sie ihnen in jedem Fall ausdrückliche Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Herr Borchardt und Frau Schlosser-Wellner sowie ihre jeweiligen Unterbevollmächtigten sind verpflichtet, nur nach Maßgabe der Weisungen abzustimmen; sie dürfen die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Die Ausübung weiterer Aktionär:innenrechte (wie beispielsweise das Stellen von Fragen oder Anträgen, die Abgabe von Erklärungen sowie die Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung) durch die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft ist nicht möglich.

Die Erteilung der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter:innen, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen der Textform. Aktionär:innen können für die Bevollmächtigung entweder das mit der Eintrittskarte übermittelte Vollmachts- und Weisungsformular nutzen oder über das InvestorPortal ihre Vollmachten und Weisungen erteilen.

Sofern Aktionär:innen das mit der Eintrittskarte übermittelte Formular verwenden möchten, müssen Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft bis zum 3. Juni 2025, 18:00 Uhr (MESZ), per Post oder E-Mail bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse eingegangen sein:

Koenig & Bauer AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Vollmacht- und Weisungserteilung über das InvestorPortal ist bis zum 3. Juni 2025, 18:00 Uhr (MESZ), möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt sind auch der Widerruf der Vollmacht und der Weisungen bzw. Änderungen der über das Internet erfolgten Vollmacht- und Weisungserteilung über das InvestorPortal möglich.

Hinweis für Intermediäre:

Alternativ können die Erteilung, Änderung oder Widerruf von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter über Intermediäre auch gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 über die folgende SWIFT-Adresse bis spätestens 3. Juni 2025, 18:00 Uhr (MESZ), an die Gesellschaft übermittelt werden:

Swift: CMDHDEMMXXX
Instruktionen gemäß ISO 20022;
Autorisierung über SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich.

Zudem können form- und fristgerecht angemeldete und auf der Hauptversammlung persönlich erschienene Aktionär:innen sowie deren Bevollmächtigte, soweit sie das Recht zur Unterbevollmächtigung haben, die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft auch während der Hauptversammlung bis zum Eintritt in die Abstimmung zur Ausübung ihres Stimmrechts bevollmächtigen und ihnen Weisungen erteilen.

Auch nach Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft können Aktionär:innen persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen. Nimmt der:die Aktionär:in persönlich an der Hauptversammlung teil, so gilt dies als Widerruf der Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft.

Aktionär:innen, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten und/oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, eine: n Stimmrechtsberater:in oder eine andere Person ihrer Wahl zur Ausübung ihrer Stimmrechte bevollmächtigen. Das Erfordernis der Anmeldung gemäß den unter Ziffer 2 dieses Abschnitts IV beschriebenen Voraussetzungen bleibt davon unberührt. Bevollmächtigt ein:e Aktionär:in mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Der Nachweis einer erteilten Vollmacht kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Ebenso kann der Widerruf durch persönliches Erscheinen des:der Aktionärs:Aktionärin zur Hauptversammlung erklärt werden.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können im Übrigen vorab elektronisch über das InvestorPortal mit den Zugangsdaten auf der Eintrittskarte unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

bis zum 3. Juni 2025, 18:00 Uhr (MESZ), erfolgen.

Alternativ genügt der Zugang der Erteilung der Vollmacht, ihres Widerrufs und des Nachweises der Bevollmächtigung bis zum 3. Juni 2025, 18:00 Uhr (MESZ), per Post oder E-Mail unter der nachstehenden Adresse:

Koenig & Bauer AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

In diesem Fall werden die Aktionär:innen gebeten, für die Erteilung der Vollmacht das auf der Eintrittskarte hierfür vorgesehene Formular zu verwenden.

Hinweis für Intermediäre:

Alternativ können die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft über Intermediäre auch gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 über die folgende SWIFT-Adresse bis spätestens zum 3. Juni 2025, 18:00 Uhr (MESZ), übermittelt werden:

Swift: CMDHDEMMXXX
Instruktionen gemäß ISO 20022;
Autorisierung über SWIFT Relationship Management Application (RMA) erforderlich.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater: innen und andere in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können für ihre Bevollmächtigung abweichende Regelungen für die Form der Vollmacht vorgeben. Die Aktionär:innen werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Werden Stimmrechte fristgerecht auf verschiedene Weise (per Post, per E-Mail, elektronisch über das InvestorPortal oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und 3 sowie Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212) durch Briefwahl ausgeübt oder Vollmacht und ggf. Weisungen auf diese Weise erteilt, so werden diese unabhängig vom Zeitpunkt ihres Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt:

1. elektronisch über das InvestorPortal,

2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und Abs. 3 sowie Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212),

3. per E-Mail,

4. per Post.

Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgerecht mehrere Vollmachten und Weisungen zu, so ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung maßgeblich. Eine spätere Stimmabgabe gilt nicht als Widerruf einer früheren Stimmabgabe. Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Gehen auf demselben Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsausübung ein, gilt Folgendes: Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft haben Vorrang vor Vollmachten und Weisungen an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, eine:n Stimmrechtsberater:in gemäß § 134a AktG oder eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person. Soweit nach einer Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft Stimmen per Briefwahl abgegeben werden, gilt dies als Widerruf der Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter:innen der Gesellschaft; in diesem Fall werden die Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme bzw. Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Die persönliche Teilnahme gilt als Widerruf der zuvor abgegebenen Erklärungen.

Abstimmende Aktionär:innen oder deren Bevollmächtigte können gemäß § 129 Abs. 5 Satz 1 AktG innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie ihre Stimme gezählt wurde. Der Nachweis über die Stimmzählung (Abstimmbestätigung) ist für den gesetzlichen Zeitraum auf Anfrage bei der Gesellschaft unter

hauptversammlung@koenig-bauer.com

erhältlich. Sofern die Bestätigung einem Intermediär erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 129 Abs. 5 Satz 3 AktG unverzüglich dem:der Aktionär:in zu übermitteln.

Rechte der Aktionär:innen

Aktionär:innen, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht 2.148.221,79 € oder aufgerundet auf die nächsthöhere ganze Aktienzahl 826.240 Stück) oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 € (dies entspricht aufgerundet auf die nächsthöhere Aktienzahl 192.308 Stück) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Koenig & Bauer AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Der letzte Zugangstermin ist daher Sonntag, der 4. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ). Später zugehende Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt. Etwaige Ergänzungsverlangen sind an folgende Adresse zu richten:

An den Vorstand
Koenig & Bauer AG
Friedrich-Koenig-Str. 4
97080 Würzburg

Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen. Antragsteller:innen müssen nachweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber:in der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Aktionär:innen können der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder zur Wahl von Abschlussprüfern gemäß § 127 AktG unterbreiten. Gegenanträge (nebst etwaiger Begründung) und Wahlvorschläge werden von der Gesellschaft zugänglich gemacht, wenn sie bis Dienstag, 20. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), über einen der folgenden Kontaktwege eingegangen sind:

Koenig & Bauer AG
Investor Relations
Friedrich-Koenig-Straße 4
97080 Würzburg
oder per Fax: +49 931 909 4880
oder per E-Mail: hauptversammlung@koenig-bauer.com

Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des:der Aktionärs:Aktionärin und der Begründung sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung hierzu auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

veröffentlicht. Für Wahlvorschläge gelten gemäß § 127 Satz 1 AktG die vorstehend genannten Regelungen nach § 126 AktG sinngemäß. Die Gesellschaft braucht Wahlvorschläge von Aktionär:innen außer in den Fällen des § 126 Abs. 2 AktG gemäß § 127 Satz 3 AktG auch dann nicht zugänglich machen, wenn der Wahlvorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort (bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Sitz) des:der zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidat:in beziehungsweise des:der zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers:Prüferin und bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern keine Angaben zur deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.

Eventuelle Stellungnahmen des Vorstands werden ebenfalls unter dieser Internetadresse veröffentlicht.

Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt wurden, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie dort gestellt werden. Das Recht eines: einer jeden Aktionärs /Aktionärin, während der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten zu stellen, bleibt davon unberührt.

In der Hauptversammlung kann jede r Aktionär:in und Aktionärsvertreter:in vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit diese Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Abs. 1 AktG).

Die Ausübung des gesetzlichen Auskunftsrechts gemäß § 131 Abs. 1 AktG setzt die Teilnahme an der Hauptversammlung voraus. Hierfür sind also die unter Ziffer 2 dieses Abschnitts IV dargestellten Voraussetzungen für die Teilnahme, insbesondere die Anmeldefrist bis zum 28. Mai 2025, 24:00 Uhr (MESZ), zu beachten.

Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen und die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.

Nach Abschnitt VI, Ziffer 15.2 der Satzung der Gesellschaft ist der Versammlungsleiter jedoch ermächtigt, das Frage- und Rederecht des:der Aktionärs:Aktionärin zeitlich angemessen zu beschränken. Außerdem ist der Vorstand berechtigt, in bestimmten, im Aktiengesetz abschließend geregelten Fällen (§ 131 Abs. 3 AktG) die Auskunft zu verweigern, etwa, weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen.

Weitere Erläuterungen zu den Rechten der Aktionär:innen finden Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Zeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Die Einladung zur Hauptversammlung, die übrigen der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://investors.koenig-bauer.com/de/hauptversammlung/

abrufbar. Die zugänglich zu machenden Unterlagen werden auch während der Versammlung zur Einsichtnahme ausliegen. Die Kernaussagen des Berichts des Vorstands und der Rede des Aufsichtsratsvorsitzenden sind ab 28. Mai 2025 ebenfalls unter der oben genannten Internetadresse zugänglich.

Die vom Versammlungsleiter festgestellten Abstimmungsergebnisse werden ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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veröffentlicht.

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erhebt die Koenig & Bauer AG personenbezogene Daten über Sie und /oder Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionär:innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Koenig & Bauer AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie auf der Website der Gesellschaft unter

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